Secretario bilingüe

Los secretarios bilingües llevan a cabo tareas de secretaría que implican el uso de una o más lenguas extranjeras. Esto puede incluir la redacción de cartas y otros documentos, y hablar por teléfono. Algunos secretarios viajan o trabajan en el extranjero. Los secretarios bilingües utilizan una o más lenguas extranjeras.

Preparan, leen y traducen cartas y otros documentos, y se encargan de hacer y recibir llamadas telefónicas y de atender consultas por correo electrónico, así como de atender a los visitantes.

Puede que deban tomar notas en reuniones e interpretar en conferencias. También se ocupan de otras funciones de secretaría, por ejemplo, la organización de reuniones y los trámites para el viaje de un gerente o director.

El tiempo que un secretario dedica al uso de una lengua extranjera depende del tipo de empresa para la que trabaja y de su posición dentro de la empresa. Los subsecretarios podrían pasar gran parte de su tiempo trabajando en su propio idioma.

Sus tareas generales de secretaría incluyen responder a las consultas de rutina, tomar mensajes, procesar de textos, archivar documentos, hacer fotocopias y mantener una agenda de citas.

Si los clientes o compañeros internacionales visitan la empresa, el secretario general debe recibirles y ocuparse de las modalidades de su estancia, incluyendo las reservas de hotel y demás detalles de viaje.

Los secretarios bilingües podrían actuar como intérpretes durante su visita. A veces también se encargan de atender a los miembros de la familia del cliente durante las visitas al país y, en ocasiones, les acompaña a los eventos.

Dependiendo del tipo de empresa para la que trabajan, los secretarios bilingües pueden tratar con los proveedores de toda Europa o de fuera del continente, y trabajan en estrecha colaboración con fábricas, empresas de transporte y despachos administrativos para monitorear las entregas y confirmar los pedidos. Es posible que otros secretarios deban trabajar departamentos gubernamentales en otros países.

Otros secretarios pueden trabajar como asistentes personales bilingües para ejecutivos, que trabajan para ser más autosuficientes en el procesamiento de textos y el uso de las aplicaciones informáticas.

Para ser secretario bilingüe se necesita:

• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita, tanto en su lengua materna como en sus otras lenguas.
• Buenas habilidades de escucha.
• Habilidades de mecanografía y de TIC, y habilidades de transcripción taquigráfica o de audio.
• Un trato amable y profesional a la hora de atender al teléfono.
• La capacidad de redactar documentos con iniciativa propia.
• Atención al detalle a la hora de traducir documentos.
• Confianza.
• Conocimientos sobre los negocios del país del cual se habla su idioma.
• Fuertes habilidades de organización, para planificar y priorizar su carga de trabajo.
• Un enfoque exhaustivo y metódico de su trabajo.
• La capacidad de utilizar su iniciativa propia, por ejemplo, para decidir qué cartas y llamadas telefónicas debe tratar personalmente su gerente.
• La comprensión de la forma en que trabaja su empresa, por ejemplo, las funciones de los distintos departamentos y la relación de la empresa con sus clientes.

Los idiomas más comunes que se utilizan los secretarios bilingües además del español son el inglés, el francés y el alemán. También hay oportunidades de trabajo en este ámbito para hablantes de otras lenguas, como el italiano, el holandés, el árabe, el ruso, el galés, el chino y el japonés.

• Amable.
• Aptitudes para la comunicación verbal y escrita.
• Aptitudes para la escucha.
• Aptitudes para la planificación.
• Aptitudes para las lenguas extranjeras.
• Atiende a consultas por teléfono, fax y e-mail y a los visitantes.
• Buen trato por teléfono.
• Capacidad para priorizar tareas.
• Capacidades organizativas.
• Capaz de prestar atención al detalle.
• Capaz de tomar la iniciativa.
• Concierta citas.
• Da la bienvenida a visitantes extranjeros.
• Destrezas en informática.
• Elabora, lee y traduce cartas y otros documentos.
• Habilidad en mecanografía.
• Habilidad para los negocios.
• Metódico.
• Profesional.
• Realiza los preparativos necesarios para reservar hoteles y viajes.
• Realiza tareas de secretariado utilizando una o más lenguas extranjeras.
• Se ocupa de los familiares de los visitantes durante su estancia.
• Seguro.
• Toma notas en reuniones y conferencias y actúa como intérprete.
• Trata con clientes, proveedores y departamentos gubernamentales de otros países.

A continuación se relacionan algunos de los estudios que permiten ejercer esta profesión. Hay que tener en cuenta que, dependiendo del ámbito de especialización, es posible que se tenga que complementar la formación con otros cursos más específicos del sector. La formación continua es un aspecto clave para la mejora profesional.

• Certificado de Profesionalidad en Asistencia a la Dirección
• Técnico Superior en Asistencia a la Dirección