Asistente de dirección

Descripción
El asistente de dirección trabaja de forma conjunta con los directivos de las empresas, realizando tareas de atención telefónica, atención al público, gestión, organización, coordinación y planificación de tareas de administración y soporte.
Actividades laborales
El asistente de dirección trabaja de forma conjunta con los diferentes departamentos de la empresa para desarrollar su trabajo. Se trata de un profesional que se puede encontrar en las empresas de los diferentes sectores económicos.

Su principal tarea es la de asistencia a la dirección y a los demás departamentos de la organización, realizando funciones administrativas, documentales, de gestión de la información y de comunicación interna y externa.

Para el desarrollo de su actividad profesional, el dominio de, como mínimo, un idioma extranjero y el dominio de programas de ofimática es imprescindible.

Entre las principales tareas de este profesional se encuentran:
 
  • Administración de sistemas de información y archivos.
  • Organización y gestión de agendas y comunicaciones de la dirección, coordinando las diferentes actividades programadas.
  • Gestión y organización de eventos, reuniones y otros actos corporativos.
  • Gestión y presentación de expedientes y documentación jurídica y empresarial.
  • Gestión y control de documentación confidencial.
  • Elaboración y presentación de documentos (presentaciones, informes, reportes, propuestas).
  • Desarrollo de tareas de relaciones públicas en la empresa.
  • Desarrollo y verificación de la atención al cliente en el ámbito administrativo, asegurando los niveles de calidad y criterios éticos de la institución.
  • Detección de necesidades y anticipación de soluciones a partir del análisis de la información disponible y del entorno.
  • Clasificación, registro y archivo de comunicaciones y documentos.

Su trabajo se desarrolla en oficinas y despachos. Dependiendo del tipo de empresa y su tamaño, puede que desempeñe algunas otras funciones complementarias a sus funciones principales, como también, le pueden requerir conocimientos adicionales para poder desempeñar correctamente su profesión.
Perfil profesional
Para ser asistente de dirección es necesario:
 
  • Comunicación oral y escrita en al menos dos lenguas extranjeras. El inglés y otra lengua, como por ejemplo, el alemán o el francés.
  • Dominio de las diferentes herramientas de ofimática e Internet.
  • Capacidad para gestionar imprevistos.
  • Inspirar confianza y confidencialidad.
  • Ser una persona polivalente, flexible, responsable, comunicativa y rigurosa.
  • Poseer dotes de organización y planificación.
  • Orientar el trabajo hacia la búsqueda de resultados, como también, tener iniciativa y dinamismo.
  • Tener la capacidad para trabajar en equipo y realizar un trabajo orientado al cliente.

Competencias
  • Activo.
  • Aptitudes para la comunicación verbal y escrita.
  • Aptitudes para la comunicación verbal.
  • Aptitudes para trabajar en el servicio al cliente.
  • Asiste a juntas.
  • Asiste a reuniones y juntas.
  • Capacidades organizativas.
  • Capaz de compaginar varias tareas.
  • Comprometido en aprender y mejorar.
  • Concierta reuniones con clientes.
  • Eficiente.
  • Elabora bases de datos de clientes.
  • Elabora informes.
  • Establece y mantiene buenos contactos con los medios.
  • Flexible.
  • Habilidades comunicativas.
  • Habilidades informáticas.
  • Habilidades interpersonales.
  • Habilidades para la administración.
  • Hace fotocopias y realiza tareas administrativas.
  • Organiza reuniones.
  • Organizado.
  • Realiza trabajo de oficina.
  • Redacta cartas y e-mails.
  • Redacta y presenta informes.
  • Responde a preguntas por escrito, en persona y por teléfono.
  • Responde consultas en persona, por teléfono o por correo electrónico.
  • Se encarga de organizar dónde tendrán lugar los eventos.
  • Toma notas en reuniones.
Estudios oficiales
A continuación se relacionan algunos de los estudios oficiales (ciclos formativos o carreras universitarias) que permiten ejercer esta profesión. Hay que tener en cuenta que dependiendo del ámbito de especialización, es posible que se tenga que complementar la formación con otros cursos más específicos del sector. La formación continua es un aspecto clave para la mejora profesional.
Cursos relacionados