Asistente personal

Los asistentes personales (AP) son profesionales de confianza que proporcionan apoyo administrativo y personal a los altos directivos. Su función principal es ayudar a los directivos hacer un mejor uso de su tiempo, por ejemplo, atendiendo a sus llamadas telefónicas y correo electrónico, gestionando su agenda, programando citas, e investigando y resumiendo la información pertinente para la preparación de reuniones.

La función principal de un asistente personal es ayudar a un gerente o director, o a veces a un equipo de gestión, a hacer un mejor uso de su tiempo, gestionar su carga de trabajo y asegurarse de que su oficina funcione sin problemas. La principal diferencia con una persona que realiza funciones de secretaria es que el asistente personal se ocupa también de la organización de cuestiones personales, como por ejemplo, viajes familiares.

En concreto, un asistente personal se ocupa de:

• Realizar tareas de secretaría administrativa y de alto nivel, incluyendo las actas de las reuniones, el envío de correos electrónicos, la elaboración de informes y la preparación de las presentaciones. Es importante que el asistente personal sea una persona con iniciativa y cuente con la plena confianza del directivo para poder trabajar de forma autónoma sin la intervención de éste, por ejemplo, redactando cartas o anticipándose a sus necesidades.

• Gestionar la agenda del directivo. Dentro de la empresa, los asistentes personales se ocupan de programar las reuniones y priorizan y conciertan citas en nombre del directivo o directiva. Pueden representar a su gerente en algunas reuniones. En el ámbito personal, se ocupan de gestionarle las citas, viajes o reuniones privadas, así como preparar los itinerarios y hacer las reservas en los hoteles.

• Atención telefónica y vía correo electrónico. Suelen atender las llamadas telefónicas de su jefe. El asistente personal es la persona encargada de filtrar la comunicación para que sólo le llegue al directivo las llamadas que considera importantes. Distribuyen el resto de peticiones a la persona o departamento apropiado.

• Apoyo en la contratación, formación y supervisión de los auxiliares administrativos. Los asistentes personales suelen tener un alto cargo dentro de la empresa y los sistemas de organización de la oficina y deben delegar muchas tareas de oficina a otras personas, por eso, pueden encargarse de buscar y formar a las personas que están involucradas en las tareas de su día a día.

• Organización de eventos. Algunos asistentes personales se encargan de la organización de conferencias y eventos para la empresa o el directivo, realizando funciones de relaciones públicas o de comunicación corporativa (redactando comunicados de prensa). Para desempeñar correctamente esta función es importante tener una lista de contactos y proveedores actualizada.

• Búsqueda de información y documentación. El asistente personal se asegura de que su jefe está bien preparado para las reuniones. Pueden buscar información, por ejemplo, en revistas especializadas, departamentos gubernamentales o instituciones profesionales, y resumir dicha información de manera clara y concisa para el beneficio del gerente.

Par ser asistente personal se necesita:

• Formación específica en asistencia a la dirección.
• Dominio de idiomas, especialmente del inglés.
• Excelentes habilidades para la organización.
• Prestar atención a los detalles.
• Poder planificar y priorizar sus tareas.
• Habilidades de comunicación verbal, para recibir visitantes y servir de enlace entre clientes y directivos, por ejemplo.
• Ser flexible para hacer frente a las nuevas tareas a medida que surgen.
• Buenas habilidades de comunicación escrita y un buen nivel de español.
• La capacidad de analizar la información y de presentar resúmenes de forma clara y concisa.
• Habilidades de TIC y habilidades de procesamiento de textos, con la posibilidad de utilizar correo electrónico, hojas de cálculo y software de presentación.
• Habilidades de investigación, para ayudar a los gerentes a prepararse para las reuniones.
• La capacidad de entender cómo funciona su organización, por ejemplo, la función de cada departamento y la relación entre diferentes departamentos o la relación de la empresa con los clientes.
• Tacto y discreción.
• Poder mantener la información confidencial.
• Confianza y un buen juicio.
• Mantener la calma bajo presión.
• La capacidad de delegar tareas a los empleados y de supervisar al personal en ausencia del gerente.

• Aptitudes para delegar.
• Aptitudes para la comunicación verbal y escrita.
• Aptitudes para la planificación.
• Aptitudes para redactar informes.
• Capacidad para priorizar tareas.
• Capacidades organizativas.
• Capaz de analizar información.
• Capaz de mantener información confidencial.
• Capaz de mantener la calma bajo presión.
• Capaz de prestar atención al detalle.
• Destrezas en informática.
• Discreto.
• Habilidad para el procesamiento de textos.
• Habilidad para la investigación.
• Habilidad para los negocios.
• Seguro.

A continuación se relacionan algunos de los estudios que permiten ejercer esta profesión. Hay que tener en cuenta que, dependiendo del ámbito de especialización, es posible que se tenga que complementar la formación con otros cursos más específicos del sector. La formación continua es un aspecto clave para la mejora profesional.

• Certificado de Profesionalidad en Asistencia a la Dirección
• Técnico Superior en Asistencia a la Dirección