Asistente administrativo de la Administración Pública

Los asistentes administrativos de la Administración Pública trabajan en organismos y departamentos gubernamentales. Ayudan a garantizar que las oficinas funcionen correctamente. Por ejemplo, actualizan, registran y almacenan información y documentos, responden preguntas, gestionan el correo y mantienen las cuentas al día; es posible que deban realizar algunas tareas de recepción.

La Administración Pública está formada por un gran número de organismos y departamentos gubernamentales.
 
Los ministerios que formulan política, como por ejemplo:

• el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte,
• el Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad,
• el Ministerio de Fomento.

Los organismos que llevan a cabo las políticas, como por ejemplo:

• la Agencia de Seguridad Alimentaria y Nutrición,
• la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo,
• el Consejo de Seguridad Nuclear.

Los asistentes administrativos pueden trabajar en cualquier ministerio u organismo. Sus tareas varían ampliamente en función del lugar de trabajo, pero suelen incluir, principalmente, las tareas siguientes:

• la actualización de archivos,
• el trato con clientes,
• el uso de tecnologías de la información.

Algunos asistentes administrativos pueden realizar tareas del tipo siguiente:

• abrir y expedir correo,
• enviar correo electrónico,
• realizar fotocopias,
• atender consultas telefónicas y coger recados
• solicitar suministros,
• organizar reuniones,
• cubrir el puesto de recepción.

A menudo deben procesar y registrar información mediante la actualización de bases de datos o archivos informáticos. Algunos asistentes también deben hacerse cargo de sistemas de clasificación de documentos y asegurarse de que los documentos importantes se registran y almacenan de forma correcta.
 
También pueden ser responsables de realizar cálculos, como preparar datos para cuentas o información estadística, o procesar pagos. Pueden encargarse de los registros de empleados, como pueden ser las tarjetas de registro de horario, las ausencias y las fechas de los permisos anuales del personal y las notas de gastos.
 
Muchos asistentes administrativos desempeñan tareas de procesamiento de textos como, por ejemplo, preparar cartas, informes, notas de prensa o boletines informativos.
 

El asistente administrativo, deberá tener las características siguientes:

• Ser capaz de trabajar con precisión y reparar en los detalles.
• Ser organizado y metódico.
• Ser capaz de priorizar tareas, especialmente si trabaja para distintas personas.
• Tener empatía si debe tener trato con el público.
• Ser capaz de gestionar información confidencial.
• Ser capaz de adaptarse y usar su iniciativa en la ausencia de su jefe.

Deberá disponer de las siguientes habilidades:

• De escritura y matemáticas.
• De tecnologías de la información y mecanografiado, que conllevan a menudo habilidades de procesamiento de texto, hojas de cálculo o bases de datos.
• Interpersonales y de comunicación.
• De trabajo en equipo.
• De uso de equipo de oficina estándar, como fotocopiadoras.

En función del puesto, deberá disponer de habilidades de atención al cliente.

• Actualiza los registros de los trabajadores.
• Actualiza registros.
• Aptitudes para trabajar con equipos de la oficina.
• Aptitudes para trabajar en el servicio al cliente.
• Atiende a consultas telefónicas.
• Bien organizado.
• Buen trato por teléfono.
• Capacidad para priorizar tareas.
• Capacidad para trabajar en equipo.
• Capaz de mantener información confidencial.
• Capaz de prestar atención al detalle.
• Capaz de tomar la iniciativa.
• Coge mensajes.
• Concierta citas.
• De aspecto inteligente.
• Destrezas en informática.
• Efectúa pedidos.
• Flexible.
• Habilidad en mecanografía.
• Habilidad para escribir en inglés.
• Habilidad para los números.
• Habilidades comunicativas.
• Habilidades interpersonales.
• Hace fotocopias y realiza tareas administrativas.
• Lleva un registro, realiza tareas administrativas, lleva la contabilidad.
• Metódico.
• Pasa a ordenador documentos.
• Recibe y envía e-mails.
• Registra y verifica información.
• Se encarga del correo entrante y saliente.
• Trabaja en equipo.
• Trabaja en recepción.
• Trata con clientes o el público en general.

A continuación se relacionan algunos de los estudios que permiten ejercer esta profesión. Hay que tener en cuenta que, dependiendo del ámbito de especialización, es posible que se tenga que complementar la formación con otros cursos más específicos del sector. La formación continua es un aspecto clave para la mejora profesional.

• Certificado de Profesionalidad en Operaciones Auxiliares de Servicios Administrativos y Generales
• Técnico en Gestión Administrativa