Secretario escolar

Descripción
Los secretarios escolares se dedican a gestionar la secretaría de la escuela y a brindar apoyo administrativo al equipo directivo y a otros miembros del personal del centro.
Actividades laborales
Las funciones concretas de los secretarios escolares están relacionadas con la coordinación del equipo directivo, la comunicación con las familias y la gestión de la secretaría escolar. En los centros públicos, las comunidades autónomas regulan las funciones directivas del centro mediante un decreto.

Los secretarios escolares:
 
  • Gestionan la secretaría de la escuela y organizan el correo entrante y saliente, el mantenimiento de registros, la atención al cliente y las fotocopias. En las escuelas más pequeñas, realizan este trabajo por sí mismos, mientras que en los centros más grandes, pueden supervisar uno o más asistentes de secretaría.
  • Se encargan de la gestión administrativa y económica del centro, siguiendo las instrucciones de la dirección. Pueden elaborar el anteproyecto de presupuesto del centro docente, llevar la contabilidad y rendir cuentas ante las autoridades correspondientes.
  • Se ocupan de levantar el acta de las reuniones (los acuerdos y temas discutidos y aprobados en la reunión) y de dar fe de los acuerdos adoptados.
  • Custodian las actas, libros, archivos del centro docente y los documentos oficiales de evaluación. También suelen ser los encargados de expedir, con el visto bueno de la persona titular de la dirección, las certificaciones que soliciten las autoridades y las personas interesadas. 
  • Suelen ser los encargados de la comunicación interna y externa del centro, produciendo el boletín de noticias, elaborando cartas, informes y folletos, respondiendo al teléfono y al correo electrónico y recibiendo a los visitantes. En los centros públicos, también se encargan de dar a conocer y difundir la información sobre normativa, disposiciones legales o asuntos de interés general.
  • En colaboración con los jefes de departamento, realizan el inventario general del centro educativo, lo mantienen actualizado y velan por el buen uso y conservación de las instalaciones y equipamiento escolar.
  • Siguiendo las indicaciones del director del centro, se encargan de gestionar y controlar el personal de administración y servicios, velando por el cumplimiento de la jornada y las tareas establecidas. También se ocupan de agendar las citas con las familias y organizar sustituciones de personal ausente.

Perfil profesional
Para ser secretario escolar es necesario:
  • Tener formación específica en asistencia a la dirección.
  • Tener conocimientos sobre procesamiento de textos, herramientas ofimáticas y habilidades en TIC.
  • Ser muy organizado y capaz de dar prioridad a sus tareas.
  • Ser flexible y capaz de manejar varias tareas a la vez.
  • Adoptar un comportamiento tranquilo y tener sentido común.
  • Ser capaz de trabajar bajo presión.
  • Tener excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
  • Disfrutar del trabajo con niños y jóvenes.
  • Ser discreto y capaz de mantener información confidencial.
  • Ser capaz de trabajar de forma autónoma.
  • Prestar atención a los detalles.
  • Tener habilidades numéricas, para el manejo de dinero en efectivo.

Competencias
  • Aptitudes de secretariado.
  • Aptitudes para la comunicación verbal y escrita.
  • Aptitudes para la supervisión.
  • Aptitudes para la taquigrafía.
  • Aptitudes para llevar registros.
  • Aptitudes para manejar efectivo.
  • Aptitudes para transcribir audio.
  • Bien organizado.
  • Capacidad para priorizar tareas.
  • Capacidad para realizar varias tareas al mismo tiempo.
  • Capaz de entablar buenas relaciones con la gente.
  • Capaz de mantener información confidencial.
  • Capaz de prestar atención al detalle.
  • Capaz de tomar la iniciativa.
  • Capaz de trabajar bajo presión.
  • Destrezas en informática.
  • Enfoque flexible.
  • Habilidad para el procesamiento de textos.
  • Habilidad para los números.
  • Habilidades interpersonales.
  • Sentido común.
  • Tranquilo.
Estudios oficiales
A continuación se relacionan algunos de los estudios oficiales (ciclos formativos o carreras universitarias) que permiten ejercer esta profesión. Hay que tener en cuenta que dependiendo del ámbito de especialización, es posible que se tenga que complementar la formación con otros cursos más específicos del sector. La formación continua es un aspecto clave para la mejora profesional.