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Descripción
Los secretarios prestan apoyo administrativo a los directivos y otros profesionales. Sus responsabilidades incluyen usar el ordenador para redactar cartas, informes y otros documentos, atender llamadas telefónicas, organizar reuniones, llevar la agenda de su jefe y atender a las visitas.
Funciones
Los secretarios prestan apoyo administrativo a uno o más directivos, aunque algunos secretarios están al servicio de pequeños equipos o departamentos de la empresa.
Por lo general, contestan llamadas telefónicas, atienden las consultas habituales, toman mensajes y deciden qué llamadas requieren la atención inmediata del jefe. Los secretarios pueden encargarse de mirar el correo ordinario y el correo electrónico que se haya recibido, y decidir si hay algo que el jefe tiene que ver o atender personalmente.
Organizan y priorizan la correspondencia de la oficina en nombre de su jefe, y por lo general tienen un sistema de localización de archivos en ordenador (o en papel) para poder buscar de nuevo los documentos cuando se precisen.
A veces los altos directivos dictan cartas a sus secretarios, que pueden utilizar la transcripción de audio, o a veces conocimientos de taquigrafía o similares. Algunos secretarios también tienen margen para, por su cuenta y sin supervisión, preparar y redactar en el ordenador respuestas a la correspondencia, que a continuación muestran a su jefe para que las apruebe y las firme. Los secretarios más experimentados pueden escribir y enviar sus propias cartas.
Los secretarios llevan la agenda de su jefe y pueden organizar reuniones en su nombre. También utilizan sus conocimientos de escritura y redacción para confeccionar un orden del día antes de la reunión, levantar actas concisas (a menudo usando taquigrafía o escritura rápida) y posteriormente las escriben de forma detallada. Antes de comenzar la reunión, distribuyen el orden del día y cualquier otro documento pertinente a las personas que asistirán a la reunión.
Suelen recibir a los visitas o a los clientes y hacer que se les sirva un refrigerio. Algunos secretarios se encargan de preparar los viajes de sus jefes, reservar los hoteles y planificar el itinerario de viaje. También puede hacerlo para colegas o clientes que visitan la empresa desde el extranjero.
Los secretarios más experimentados pueden ayudar a los jefes a usar el tiempo de modo más eficiente. Usan su criterio para ahorrar a su jefe las tensiones innecesarias o las interrupciones frecuentes. Los secretarios principales y ayudantes personales, actuando por su cuenta, toman decisiones en nombre de un jefe.
A veces, los secretarios van con su jefe en viajes de negocios o para asistir a reuniones.
Existen posibles especializaciones: ámbito jurídico, médico, escolar, agrícola y de ambiente laboral bilingüe.
Por lo general, contestan llamadas telefónicas, atienden las consultas habituales, toman mensajes y deciden qué llamadas requieren la atención inmediata del jefe. Los secretarios pueden encargarse de mirar el correo ordinario y el correo electrónico que se haya recibido, y decidir si hay algo que el jefe tiene que ver o atender personalmente.
Organizan y priorizan la correspondencia de la oficina en nombre de su jefe, y por lo general tienen un sistema de localización de archivos en ordenador (o en papel) para poder buscar de nuevo los documentos cuando se precisen.
A veces los altos directivos dictan cartas a sus secretarios, que pueden utilizar la transcripción de audio, o a veces conocimientos de taquigrafía o similares. Algunos secretarios también tienen margen para, por su cuenta y sin supervisión, preparar y redactar en el ordenador respuestas a la correspondencia, que a continuación muestran a su jefe para que las apruebe y las firme. Los secretarios más experimentados pueden escribir y enviar sus propias cartas.
Los secretarios llevan la agenda de su jefe y pueden organizar reuniones en su nombre. También utilizan sus conocimientos de escritura y redacción para confeccionar un orden del día antes de la reunión, levantar actas concisas (a menudo usando taquigrafía o escritura rápida) y posteriormente las escriben de forma detallada. Antes de comenzar la reunión, distribuyen el orden del día y cualquier otro documento pertinente a las personas que asistirán a la reunión.
Suelen recibir a los visitas o a los clientes y hacer que se les sirva un refrigerio. Algunos secretarios se encargan de preparar los viajes de sus jefes, reservar los hoteles y planificar el itinerario de viaje. También puede hacerlo para colegas o clientes que visitan la empresa desde el extranjero.
Los secretarios más experimentados pueden ayudar a los jefes a usar el tiempo de modo más eficiente. Usan su criterio para ahorrar a su jefe las tensiones innecesarias o las interrupciones frecuentes. Los secretarios principales y ayudantes personales, actuando por su cuenta, toman decisiones en nombre de un jefe.
A veces, los secretarios van con su jefe en viajes de negocios o para asistir a reuniones.
Existen posibles especializaciones: ámbito jurídico, médico, escolar, agrícola y de ambiente laboral bilingüe.
Perfil profesional
Para ser secretario, es necesario:
- Tener conocimientos de mecanografía, tratamiento de textos así como de transcripción de audio, y posiblemente de taquigrafía u otro sistema de escritura rápida.
- Tener buen dominio del idioma.
- Poseer grandes dotes de organización para planificar y priorizar su volumen de trabajo.
- Ser capaz de actuar por su cuenta.
- Trabajar con un enfoque eficaz, preciso y metódico, ya que hay que prestar mucha atención a los detalles.
- Ser amable por teléfono y tener actitud amable y servicial con los visitas.
- Tener tacto y discreción.
- Ser capaz de pensar con rapidez y mantener la calma bajo presión.
- Respetar la confidencialidad, ya que tal vez maneje información personal, confidencial o sensible.
- Ser capaz de comprender cómo funciona la empresa; por ejemplo, la relación de la empresa con los clientes habituales o potenciales.
Competencias
- Aptitudes de secretariado.
- Aptitudes para la planificación.
- Aptitudes para la taquigrafía.
- Aptitudes para transcribir audio.
- Buen trato por teléfono.
- Capacidad para priorizar tareas.
- Capacidades organizativas.
- Capaz de mantener información confidencial.
- Capaz de mantener la calma bajo presión.
- Capaz de prestar atención al detalle.
- Capaz de tomar la iniciativa.
- Concierta citas.
- Decide qué llamadas y cartas pasar al gerente.
- Destrezas en informática.
- Discreto.
- Educado.
- Escribe las actas en las reuniones.
- Habilidad en mecanografía.
- Habilidad para el procesamiento de textos.
- Habilidad para escribir en inglés.
- Habilidades comunicativas.
- Habilidades interpersonales.
- Lleva la agenda de citas.
- Metódico.
- Organiza la consulta.
- Organiza sistemas de archivo eficaces.
- Practica taquigrafía.
- Preciso.
- Proporciona soporte de secretariado a uno o más directivos, equipos reducidos y departamentos de la compañía.
- Realiza los preparativos necesarios para reservar hoteles y viajes.
- Recibe y envía e-mails.
- Redacta cartas y otros documentos.
- Responde al teléfono, coge mensajes.
- Se encarga del correo entrante y saliente.
- Transcribe grabaciones de discursos.
- Trata con visitantes.
Estudios
A continuación se relacionan algunos de los estudios que permiten ejercer esta profesión. Hay que tener en cuenta que, dependiendo del ámbito de especialización, es posible que se tenga que complementar la formación con otros
cursos
más específicos del sector. La formación continua es un aspecto clave para la mejora profesional.
- Certificado de Profesionalidad en Actividades Administrativas en la Relación con el Cliente
- Certificado de Profesionalidad en Actividades de Gestión Administrativa
- Certificado de Profesionalidad en Asistencia a la Dirección
- Certificado de Profesionalidad en Asistencia Documental y de Gestión en Despachos y Oficinas
- Técnico en Gestión Administrativa
- Técnico Superior en Asistencia a la Dirección