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Descripción

Los auxiliares administrativos ayudan a mantener el correcto y eficaz funcionamiento de las oficinas. Realizan una gran variedad de funciones administrativas como la actualización, registro y almacenamiento de información; fotocopiado; archivado; tratamiento de textos; atención telefónica y gestión del correo postal y electrónico.
 

 

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Funciones
Los auxiliares administrativos trabajan en despachos y oficinas, contribuyendo al buen funcionamiento de los sistemas administrativos y de información de la empresa. Generalmente trabajan bajo la supervisión del administrativo o de un superior jerárquico.

Entre sus funciones concretas destacan:

 

  • El apoyo administrativo, llevando a cabo tareas como el envío de correos electrónicos, fotocopiado, archivado, atención al teléfono, registro de los mensajes y gestión de los artículos de papelería y otros materiales. También suelen realizar sustituciones en recepción o en la centralita telefónica.
  • Recogida de la correspondencia y entrega al correspondiente departamento o miembro del personal. También pueden gestionar el correo saliente y prepararlo para su envío.
  • Control y actualización de registros. Actualmente, la mayoría de las empresas utilizan bases de datos informatizadas para desarrollar esta función, aunque puede ser necesario el registro de información cumplimentando formularios o escribiendo notas.
  • Gestión de los sistemas de archivado. Se aseguran de que los documentos importantes estén debidamente registrados y almacenados. Posteriormente, pueden encontrar la información a petición de otros miembros del personal.
  • Administración de los datos del personal, como las fichas de horas trabajadas, las ausencias del personal, contribuciones de jubilación, reclamaciones de reembolso por gastos y derechos a vacaciones.
  • Contabilidad. Algunos profesionales tienen responsabilidad en los aspectos financieros de la administración de la oficina, como la preparación de facturas y el cálculo del coste de los pedidos de los clientes. Pueden encargarse de calcular los salarios sobre la base de las hojas de asistencia de los empleados, la deducción de impuestos, el seguro de enfermedad y las cotizaciones a la seguridad social.
  • Tratamiento de textos. Se encargan de transcribir textos a partir de un borrador o de voz grabada (transcripción de audio).
Perfil profesional
Para ser auxiliar administrativo, se necesita:
 
  • Tener nociones de cálculo básico y facilidad para las matemáticas.
  • Tener conocimientos de las principales herramientas ofimáticas (procesador de texto, hoja de cálculo, bases de datos, etc.)
  • Ser organizado, metódico y cuidadoso en su trabajo.
  • Tener capacidad de síntesis.
  • Saber trabajar en equipo.
  • Ser capaz de manejar los recursos habituales en una oficina, como los ordenadores o las fotocopiadoras.
  • Tener habilidades comunicativas orales y escritas.
  • Saber mostrar por teléfono una actitud profesional, educada y amable.
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Competencias
  • Aptitudes para gestionar el tiempo.
  • Aptitudes para llevar registros.
  • Aptitudes para trabajar con equipos de la oficina.
  • Aptitudes para transcribir audio.
  • Bien organizado.
  • Buen trato por teléfono.
  • Bueno en gramática, puntuación y ortografía.
  • Capacidad para priorizar tareas.
  • Capacidad para trabajar en equipo.
  • Capaz de mantener información confidencial.
  • Capaz de prestar atención al detalle.
  • Capaz de tomar la iniciativa.
  • Capaz de trabajar con vencimientos.
  • Cuidadoso.
  • Destrezas en informática.
  • Educado.
  • Habilidad en mecanografía.
  • Habilidad para escribir en inglés.
  • Habilidad para los números.
  • Habilidades comunicativas.
  • Metódico.
  • Preciso.
Estudios
A continuación se relacionan algunos de los estudios que permiten ejercer esta profesión. Hay que tener en cuenta que, dependiendo del ámbito de especialización, es posible que se tenga que complementar la formación con otros cursos más específicos del sector. La formación continua es un aspecto clave para la mejora profesional.
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