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Descripción

Los administrativos o las administrativas son trabajadores que se encargan de la gran cantidad de trámites y gestiones que se realizan en las empresas. Mediante una gestión eficiente y eficaz de la organización interna, la circulación de la información y comunicaciones, el registro de documentos o la ejecución de trámites, permiten sostener un funcionamiento ágil y correcto en las empresas o en la Administración pública.

Tienen una presencia transversal en los diferentes sectores y abarcan múltiples áreas dentro de las empresas. En función del tamaño de la organización, pueden realizar tareas más generales de administración y gestión o más especificas del departamento al cual proporciona apoyo, en áreas como recursos humanos, contabilidad y fiscalidad, finanzas, logística o comercial.

Estos profesionales cuentan con los conocimientos técnicos en normativa jurídica y administrativa de cualquier empresa. Se trata de personas polivalentes con una alta capacidad organizativa para hacer frente a tareas diversas y cumplir con altas cargas de trabajo en los tiempos y forma establecidos. Así mismo, cuentan con capacidades de liderazgo para la dirección y gestión de equipos, y habilidades comunicativas en la atención y asesoramiento a clientes o ciudadanos.

Funciones

Los administrativos gestionan, comunican, organizan, planifican, atienden y efectúan tareas administrativas, de soporte y apoyo a la organización.

Entre las principales funciones de los administrativos se encuentran:

  • Gestionar comunicaciones, internas o externas, en los circuitos de información de la empresa.
  • Tramitar los procedimientos administrativos con relación a las áreas comercial, financiera, contable, fiscal y laboral de la organización.
  • Asegurar el cumplimiento de la aplicación de la normativa vigente, estándares de calidad y condiciones de seguridad de la información en todas las áreas de la empresa.
  • Clasificar, registrar y archivar comunicaciones y documentos siguiendo los procedimientos establecidos por la entidad.
  • Elaborar informes y documentos a partir de órdenes recibidas, información obtenida y necesidades detectadas.
  • Realizar cobros a clientes y pagos a empleados y proveedores, cumplimentando la documentación precisa para cada caso, como facturas, nóminas o albaranes.
  • Supervisar la gestión de tesorería, la captación de recursos financieros y el estudio de viabilidad de proyectos de inversión, ajustándose la normativa legal y protocolos establecidos.
  • Organizar, coordinar, supervisar y proponer mejoras en los procesos administrativos de la empresa, así como en la gestión de personal y equipos.
  • Participar en procesos comerciales, gestionando el apartado administrativo, llevando a cabo tareas como cumplimentar documentos, negociar con proveedores o asesorar y cuidar la relación con el cliente.
  • Presentar y tramitar documentos en diferentes organismos y administraciones públicas en los plazos y forma requeridos.
  • Organizar y concertar reuniones, eventos corporativos y viajes de negocios.
  • Atender al público, proporcionando información y procesando incidencias y reclamaciones de los clientes a través de diferentes vías: asistencia presencial, telefónica, correo electrónico, correspondencia por carta, etc.
Perfil profesional

Intereses

Los administrativos y administrativas suelen tener interés en:

  • Prestar apoyo a otras personas.
  • Participar en ambientes y dinámicas de coordinación y comunicación constante con personas y equipos.
  • Organizar información y desarrollar procedimientos de trabajo eficientes.
  • Mantener el orden y realizar tareas claras y conocidas.

Competencias

Para ejercer como administrativo es importante disponer de las siguientes aptitudes y capacidades técnicas:

  • Capacidades de calendarización, gestión del tiempo y cumplimiento de plazos.
  • Habilidades comunicativas y de atención al cliente.
  • Aptitudes para la redacción escrita y elaboración de informes.
  • Capacidad para prestar apoyo y asesoramiento a diversas áreas de las empresas, proveedores, clientes o ciudadanos.
  • Conocimientos administrativos y normativos específicos del campo de actividad de la empresa.
  • Dominio de programas de ofimática, como Office.
  • Dominio de programas de correo y mensajería, como Outlook.
  • Dominio de procedimientos de registro, gestión y archivo documental, con programas como ERP.
  • Competencia en la confección de nóminas y facturas, con programas como Facturaplus.
  • Conocimientos de contabilidad y finanzas, y programas como Contaplus.
  • Conocimientos de inglés técnico administrativo.

Del mismo modo, es conveniente contar con las siguientes habilidades competencias transversales:

  • Organización y planificación.
  • Trabajo en equipo.
  • Orientación al cliente.
  • Comunicación oral positiva.
  • Comprensión y expresión escrita.
  • Competencia digital.
  • Análisis numérico.
  • Conocimiento de lenguas extranjeras.

Rasgos de personalidad

Por otro lado, algunos aspectos de personalidad que caracterizan a estos profesionales son:

  • Minuciosidad.
  • Agilidad.
  • Flexibilidad.
  • Discreción.
  • Constancia.
  • Dinamismo.
  • Cordialidad.
Estudios
A continuación se relacionan algunos de los estudios que permiten ejercer esta profesión. Hay que tener en cuenta que, dependiendo del ámbito de especialización, es posible que se tenga que complementar la formación con otros cursos más específicos del sector. La formación continua es un aspecto clave para la mejora profesional.
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