Descripción
El proyecto presentado es un servicio que ofrece orientación académica personalizada on line, en euskera y de forma gratuita. El proyecto denominado Iparrorratza (La brújula) ha sido diseñado y promovido por Udako Euskal Unibertsitatea (UEU) y se sitúa en el portal Unibertsitatea.net.
Objetivos
OBJETIVOS GENERALES
• Ofrecer un servicio de asesoramiento y orientación de calidad en euskera adecuado a cada perfil del usuario/a.
• Garantizar y potenciar el trabajo colectivo entre distintas entidades relacionadas con el ámbito de la orientación.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Dar una orientación personalizada adaptada a cada necesidad del usuario/a.
• Prestar un servicio de orientación académica gratuita accesible para todos.
• Fomentar la utilización del servicio de orientación Iparrorratza, ofreciendo una herramienta sencilla, intuitiva y participativa.
• Crear lazos entre la universidad y el sistema no universitario (Institutos de Educación Secundaria Obligatoria y Postobligatoria, Centros de Formación Profesional y otros.)
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Destinatarios
Iparrorratza, está dirigido a distintos perfiles de usuarios/as:
• Estudiantes que van a entrar a la universidad.
• Comunidad universitaria.
• Padres y madres de estudiantes de enseñanzas medias.
• Profesores de enseñanzas medias.
• Orientadores de enseñanzas medias.
• Técnicos de orientación de los centros de apoyo a la formación e innovación educativa.
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Justificación de la iniciativa
El portal Unibertsitatea.net se ha creado para cubrir necesidades reales de los distintos usarios/as y se basa en tres pilaren fundamentales:
1.Punto de reunión de la comunidad universitaria vasca. Este portal quiere ser punto de reunión y de referencia para cualquiera que tenga interés o relación con la universidad: alumno/a, profesor/a, investigador/a, padre/madre, medios de comunicación...
2.Focalización de la información. Actualmente estamos sumergidos en la sociedad de la información. Gracias a las nuevas tecnologías tenemos acceso a un gran flujo de noticias. Sin embargo, la gran cantidad de datos de la que disponemos puede llegar a producir un efecto negativo, la intoxicación informativa.
Conocedores de este hecho, el portal Unibertsitatea.net trabaja en la gestión documental e informativa de los contenidos de interés para la comunidad universitaria. Esta es precisamente la clave de nuestro servicio: reunir, organizar y clasificar la información para poder ofrecerla al/la usuario/a de una forma adecuada, es decir, apropiada a su nivel, de utilidad y clara. El/La usuario/a accederá a la información en un Clic.
3.Promover la comunicación y la interacción. El portal quiere promover la comunicación e interacción entre los/as usuarios/as. Por ello se dará la posibilidad de que los/as usuarios/as interactúen para potenciar el carácter comunitario del portal que se ha mencionado anteriormente. Para hacer posible esto han sido diseñadas diferentes herramientas: foros, buscadores personales...
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Metodología
Iparrorratza hemos centrado la metodología en unos principios y campos de actuación, teniendo siempre presente que el usuario es el protagonista del servicio de orientación.
Principios:
• Informar: Tratamos de ofrecer información sencilla, apropiada y útil. Consideramos que es nuestra forma de orientar.
• Motivar: Una vez concretada la información requerida por la persona usuaria, pensamos que un requisito fundamental es la de estimular e impulsar la iniciativa. El fin es impulsar la auto-confianza en las posibilidades de la persona.
• Asesorar: Tratamos de aclarar dudas que nos plantean y fomentar la autonomía para la decisión personal. En definitiva, tratamos de fomentar la competencia de aprender a decidir.
• Orientar: Encaminar en varias dimensiones como la personal y la actitudinal, y en el desarrollo personal. Pensamos que la orientación debe dar apoyo y ayuda a la persona en la toma de decisiones y por ello las dimensiones apuntadas son importantes a nuestro parecer.
Campos de actuación dirigidos a la herramienta de orientación (aplicación web):
Son aquellos campos que se han diseñado y desarrollado para el funcionamiento y mejora de la aplicación, y la labor de la orientación de los profesionales.
• Campo técnico: En el campo técnico diariamente se comprueba el correcto funcionamiento del servicio, haciendo distintas pruebas en los buscadores, en el procedimiento de hacer las consultas y demás.
• Corrección de estilo de textos: Se realiza la corrección y supervisión de todos lo textos del servicio de orientación con el fin de garantizar el buen funcionamiento de los buscadores por palabras y lograr un alto grado de comprensión de los textos. Se corrigen y supervisan, la terminología, la gramática y el estilo.
• Manual de orientación Iparrorratza: En este manual se especifica como contestar las preguntas de los usuarios y las usuarias, que terminología usar y todas aquellas directrices que se marcan en el servicio de orientación Iparrorratza. El uso de este manual es indispensable para aunar criterios de trabajo y ofrecer un servicio de calidad. Es un manual dinámico, que se va ampliando y adaptando a las necesidades que se crean en el día a día.
• Vigilancia tecnológica: Mediante la vigilancia tecnológica se observan las tendencias de la actividad del área de la orientación en la red. Esta dedicación nos ofrece una información muy actual sobre la labor que se realiza en torno a la orientación. La información recogida se selecciona y clasifica para implementar mejoras posteriores en nuestro servicio. La vigilancia tecnológica se realiza diariamente.
• Mejora continua: Analizando los errores que surgen en el funcionamiento diario del servicio, las valoraciones de los/as usuarios/as sobre el servicio y la información derivada de la vigilancia tecnológica, se trabaja el campo de la mejora continua, rediseñando los módulos que presentan carencias y diseñando nuevas herramientas y servicios. Por ejemplo, ahora mismo se están diseñando dos nuevas secciones que verán la luz en febrero del 2009 y con los que Campos de actuación dirigidos a las personas usuarias:
Son aquellos campos que se han diseñado y desarrollado para que las personas usuarias puedan consultar acerca de diferentes cuestiones, recibir respuestas y además, poder sugerir mejoras en la aplicación web.
• Consultas: En el campo de la pregunta/respuesta se da una respuesta lo más personalizada posible a todas aquellas consultas que se realizan. Para realizar las consultas el usuario o la usuaria debe rellenar un sencillo formulario. Una vez rellenado y enviado, el/la usuario/a recibe un mail como comprobante de su consulta a su correo electrónico personal. La consulta llega mediante correo electrónico a manos de la coordinadora de Iparrorratza. La coordinadora de Iparrorratza analiza la consulta y dará una respuesta en un plazo de tres días laborales utilizando las distintas fuentes como la información de la red, bases de datos propios, el equipo de especialistas colaboradores de Iparrorratza y demás recursos. Al realizar la consulta, el usuario puede escoger entre que sea pública o privada. Si la consulta es pública, la respuesta llegará al correo electrónico personal del destinatario/a y se publicará en la web (en el correo electrónico de la respuesta se le facilita el link directo a la pregunta y la respuesta que se ha publicado en la web.) En cambio si la consulta es privada, la respuesta solamente llegará al correo electrónico personal de la persona destinataria y no se publicará en la web.• Ayuda y consejos de uso: En este campo se mantiene actualizada toda la información a cerca del uso del servicio de orientación como “Zer da?” (¿Qué es?) o “Galderak egiteko aholkuak” (Consejos para realizar las preguntas) entre otros. Cada tres meses se analiza y actualiza cada uno de los apartados con el fin de ofrecer una información lo más adecuada y actualizada posible.
Campos de actuación dirigidos a la herramienta de orientación (aplicación web):
Son aquellos campos que se han diseñado y desarrollado para el funcionamiento y mejora de la aplicación, y la labor de la orientación de los profesionales.
• Campo técnico: En el campo técnico diariamente se comprueba el correcto funcionamiento del servicio, haciendo distintas pruebas en los buscadores, en el procedimiento de hacer las consultas y demás.
• Corrección de estilo de textos: Se realiza la corrección y supervisión de todos lo textos del servicio de orientación con el fin de garantizar el buen funcionamiento de los buscadores por palabras y lograr un alto grado de comprensión de los textos. Se corrigen y supervisan, la terminología, la gramática y el estilo.
• Manual de orientación Iparrorratza: En este manual se especifica como contestar las preguntas de los usuarios y las usuarias, que terminología usar y todas aquellas directrices que se marcan en el servicio de orientación Iparrorratza.
El uso de este manual es indispensable para aunar criterios de trabajo y ofrecer un servicio de calidad. Es un manual dinámico, que se va ampliando y adaptando a las necesidades que se crean en el día a día.
• Vigilancia tecnológica: Mediante la vigilancia tecnológica se observan las tendencias de la actividad del área de la orientación en la red. Esta dedicación nos ofrece una información muy actual sobre la labor que se realiza en torno a la orientación. La información recogida se selecciona y clasifica para implementar mejoras posteriores en nuestro servicio. La vigilancia tecnológica se realiza diariamente.
• Mejora continua: Analizando los errores que surgen en el funcionamiento diario del servicio, las valoraciones de los/as usuarios/as sobre el servicio y la información derivada de la vigilancia tecnológica, se trabaja el campo de la mejora continua, rediseñando los módulos que presentan carencias y diseñando nuevas herramientas y servicios. Por ejemplo, ahora mismo se están diseñando dos nuevas secciones que verán la luz en febrero del 2009 y con los que conseguiremos dar un servicio más completo: Links de interés y los Consejos del ex-alumnado.
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Recursos utilizados
Recursos humanos:
El portal Unibertsitatea.net esta formada por un equipo interdisciplinar de seis personas. El equipo se compone de un ingeniero informático, una experta en bases de datos, un corrector y revisor de estilo de textos, una pedagoga, una experta en comunicación y la responsable del proyecto, experta en comunicación audiovisual. A su vez este equipo cuenta con la colaboración de una red de expertos (que suman 100 personas) en diferentes áreas de conocimiento, la mayoría profesionales y profesores universitarios, colaboradores directos de Udako Euskal Unibertsitatea (UEU). No podemos olvidar que detrás de este proyecto hay una entidad que trabaja en el ámbito universitario con mas de 1.000 socios especializados en distintas áreas de conocimiento y con los que podemos consultar y contrastar cualquier información solicitada antes de responder.
El servicio de orientación Iparrorratza está guiado por una responsable que responde perfectamente a las necesidades de la sección de orientación siendo una persona con estudios y experiencia en el ámbito de la Educación Social y la Pedagogía. Esta responsable es quien coordina y organiza todos los trabajos derivados de la sección, tales como contrastar las preguntas y respuestas con el grupo de profesionales colaboradores de Iparrorratza, responder personalmente a cada una de las preguntas que se realizan, garantizar el correcto funcionamiento del servicio, coordinar el diseño y desarrollo de nuevos servicios de orientación y realizar la valoración mensual del servicio ante el equipo de trabajo del portal Unibertsitatea.net.
Recursos tecnológicos:
Para poder ofrecer un servicio de orientación on line de calidad, se ha desarrollado una herramienta intuitiva, que cumple los protocolos estándares de accesibilidad y que fomenta la participación del usuario.
UEU apostó hace tiempo por el software libre y lo ha utilizado para desarrollar la mayoría de sus proyectos. A la hora de realizar este proyecto, se ha decidido seguir con el mismo criterio. Para el servidor Web se ha utilizado Zope, con Plone se ha desarrollado el entorno Web, MySQL en las bases de datos y para los demás recursos se han utilizado Coreblog, Squishdot, Mailman... Todos ellos son software libre que cumplen con los estándares, se encuentran localizados y traducidos al euskera, y que han demostrado su usabilidad y eficacia en multitud de proyectos.
Recursos materiales:
Entre los recursos materiales podemos citar toda aquella infraestructura necesaria para llevar a cabo el trabajo en sí como las bases de datos propias elaboradas para clasificar información de los diferentes ámbitos de la orientación, documentos y bibliografía relacionada con el ámbito de la orientación, oficina, ordenadores...
Recursos económicos:
El proyecto ha sido desarrollado con recursos propios de UEU y con la ayuda de las subvenciones otorgadas por el Departamento de Cultura de la Viceconsejería de Política Lingüística del Gobierno Vasco, Diputación Foral de Vizcaya y Diputación Foral de Guipúzcoa.
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Evaluación de los resultados e impacto
Para la evaluación del servicio de orientación se plantea un modelo mixto de evaluación.
Por una parte se evalúa el proceso, y por otra parte, el producto, evaluación final. En cuanto al proceso, se tienen en cuenta los movimientos de los/as usuarios/as en la web y el cuestionario de satisfacción de cada consulta. En la evaluación final, se valoran las consultas, movimientos y satisfacción tomando como unidad de tiempo el mes y a partir de éste, la valoración anual.
Se utilizan técnicas cuantitativas y cualitativas. Cabe decir que las dos técnicas ayudan a complementar la valoración e interpretación de los datos, la cual se presenta en informes mensuales y anuales.
A continuación, en los dos siguientes apartados se presentan las herramientas utilizadas y los informes de valoración y reuniones que se realizan para la articulación de la recogida e interpretación de los datos.
Herramientas de evaluación:
- Análisis de los movimientos de la página web y posicionamiento en los buscadores. Mediante Google analytics se analizan las estadísticas de todos los movimientos de los/as usuarios/as en Iparrorratza (flujo de visitas, modo de acceder al servicio, etc.) y con otras herramientas que Google nos ofrece se analiza el posicionamiento de la web en los buscadores.
- Cuestionario de valoración del grado de satisfacción de los/as usuarios/as. Con la información obtenida de los cuestionarios de satisfacción de los usuarios y las usuarias, se realiza un análisis cada tres meses. Este análisis, nos permite detectar las carencias que presenta el proyecto e ir avanzando en la mejora continua.
Informes y reuniones de evaluación:
Informe de valoración mensual: Cada mes se elabora un informe para realizar el seguimiento del servició con los siguientes contenidos:
- Interpretación de los datos estadísticos de los movimientos de los/as usuarios/as en la página web.
- Análisis de las consultas del mes: Se analizan el número de consultas que se realizan, número de preguntas privadas y públicas realizadas, el número de preguntas respondidas, plazos de respuesta y tipo de consultas recibidas.
- Dar a conocer las novedades incorporadas en el manual de Iparrorratza.
- Incidencias surgidas durante el mes en el servicio de orientación.
Informe de valoración anual: Se realiza un informe de valoración anual donde se valora la evolución del proyecto en todos sus aspectos. Se valoran los objetivos y las actividades programadas para el año, el grado de satisfacción obtenido por los usuarios, las estadísticas de las consultas y movimientos de los usuarios en la web, las incidencias surgidas en el servicio y la resolución de las mismas.
Por último, se especifican los aspectos a mejorar y las líneas de actuación a seguir el siguiente año.
Reuniones de valoración: Se realizan tres reuniones de valoración al año entre la orientadora y el equipo del portal de Unibertsitatea.net:
- En la primera reunión se programan los objetivos, actividades y tareas a realizar durante el año.
- En la segunda reunión se realiza el seguimiento del servicio de orientación utilizando los informes de valoración mensuales y las valoraciones del grado de satisfacción de los/as usuarios/as.
- En la tercera valoración, se valora la evolución del proyecto de todo el año y se redacta el informe de valoración anual.
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