Si estás realizando un doctorado y deseas cursar parte de tu programa de investigación en el extranjero, necesitas tener claro qué pasos seguir antes de viajar, durante tu estancia y a tu regreso.
Formalizar la solicitud de plaza o pactar el Learning Agreement son algunos de los trámites que deberás realizar. Conócelos todos para anticipar las gestiones y que el proceso sea más llevadero.
Qué es Erasmus+ para estudiantes de doctorado
El programa Erasmus+ dirigido al alumnado de doctorado permite realizar estancias de investigación en instituciones de educación superior y centros de investigación de otros países que participan en el programa.
La universidad de destino define en cada caso la plaza que ofrece, así como la duración de las estancias, que suele ser flexible dependiendo de las necesidades del proyecto y las actividades que se podrán realizar.
Las movilidades pueden incluir trabajo de campo, recogida de datos, estancias en grupos de investigación, participación en seminarios o actividades formativas específicas relacionadas con tu tesis doctoral.
El programa Erasmus+ cuenta con ayudas económicas que pueden contribuir a financiar los gastos de viaje, alojamiento y manutención durante el periodo de investigación en el extranjero.
Antes de la estancia
La mayoría de los trámites y gestiones relacionados con tu experiencia de investigación en el extranjero deberás realizarlos durante los meses previos al inicio de tu estancia.
Conoce tus opciones
Para participar, deberás informarte en tu escuela de doctorado o en la oficina de movilidad internacional de tu universidad sobre las convocatorias, los requisitos y los destinos disponibles para realizar la estancia.
Las convocatorias suelen dirigirse principalmente a estudiantes que ya han cursado parte del doctorado y quieran realizar parte de la investigación en una universidad extranjera.
Ten en cuenta que en algunos casos las escuelas de doctorado permiten que los propios doctorandos busquen propuestas de movilidad internacional fuera de las plazas convocadas, si la institución y el proyecto concuerdan con tu investigación.
Es importante que planifiques la movilidad con tiempo, ya que tendrás que coordinar los trámites académicos con tu dirección de tesis y cumplir los plazos administrativos del programa.
Solicita tu plaza
Es importante que te informes con antelación de los trámites que tendrás que realizar y de los plazos para presentar la solicitud a través de la plataforma habilitada por tu universidad.
Para seleccionar a los participantes tu universidad puede tener en cuenta criterios como el estado de la tesis, el tipo de proyecto de investigación, el expediente académico y la adecuación del centro de acogida a las líneas de investigación del doctorado.
Conviene que guardes en formato digital todos los documentos que vayas generando durante el procedimiento, para tenerlos a mano si te los solicita alguna institución.
Confirma que existe el Interinstitutional Agreement
Si el acuerdo es de nueva creación, es posible que aún se esté tramitando el Interinstitutional Agreement (IIA) entre tu escuela de doctorado y la universidad de destino.
Este documento establece el marco de la cooperación entre las dos instituciones y sirve para pactar las condiciones en las que se realizará la movilidad.
Deberás consultar en tu escuela de doctorado el estado del IIA y verificar que está formalizado antes de iniciar tu viaje al extranjero.
En estancias cortas de doctorado Erasmus no siempre es obligatorio firmar el Interinstitutional Agreement.
Pacta el Learning Agreement
Uno de los documentos que deberán aprobar tanto la universidad de destino como la de origen es el Learning Agreement (LA), que es una guía sobre las actividades y carga académica que tendrás en la universidad de destino.
Este acuerdo puede requerir varios ajustes hasta llegar a una versión aceptada por todas las partes, incluido tú. Se trata de un documento consensuado esencial que actúa como contrato académico y concreta tu proyecto de investigación durante la estancia.
Deberás consultar en tu universidad el procedimiento y los canales establecidos para formalizar el Learning Agreement, así como los plazos para su aprobación.
Busca alojamiento
Dedica el tiempo que requieras para explorar las opciones de alojamiento, que pueden incluir una residencia, el alquiler de una habitación o una familia de acogida.
En algunos casos las escuelas de doctorado tienen alojamiento específico para los investigadores internacionales; consulta esta opción en las universidades de destino.
En cuanto aprueben tu movilidad podrás contactar con el alojamiento más conveniente para asegurarte la plaza.
Tramita las becas
Ten presente que es necesario realizar los trámites para pedir las becas a las que quieras acceder.
Además de la beca Erasmus+, es conveniente que explores otras ayudas específicas para estancias de investigación, ya sean convocadas por tu universidad o por entidades privadas, para completar la financiación de tu estancia.
Las ayudas pueden recibirse una vez iniciada la estancia en el extranjero, por lo que deberás prever un presupuesto para adelantar gastos de viaje o alojamiento.
Infórmate con antelación de los plazos de cada beca, ya que la mayoría deben solicitarse antes de iniciar la movilidad.
Gestiona los documentos de inmigración
Finalmente, no olvides gestionar los trámites de inmigración necesarios. Los documentos que deberás formalizar varían en función del país de destino.
Si realizas la estancia en un país fuera de Europa, probablemente tendrás que solicitar el visado correspondiente y cumplir los requisitos que marque la normativa del país de acogida.
Durante la estancia
Cuando llegues a la ciudad de destino quizá deberás realizar algún trámite en la oficina de extranjería, para validar la legalidad de tu estancia.
Revisa que la documentación de tu alojamiento (contrato de alquiler o acuerdo de acogida) esté correctamente formalizada y tómate un tiempo para organizar el espacio donde vivirás durante la movilidad.
También deberás enviar a tu universidad de origen el certificado de llegada; en la mayoría de casos este documento se presenta a través del portal o la plataforma en línea de la propia universidad.
Presenta la versión definitiva del Learning Agreement (LA), con los posibles cambios que hayas realizado.
Además, algunas becas pueden exigir que realices gestiones mientras estás realizando la estancia en el extranjero. Comprueba los plazos y pasos que debes seguir para no perder tus opciones de conseguir las ayudas.Al finalizar la estancia
A tu vuelta deberás presentar el certificado de estancia que acredita el periodo que has pasado en la universidad o centro de investigación de destino.
Comprueba que el Learning Agreement (LA) está verificado y se han ejecutado correctamente las equivalencias.
En este momento, puedes aportar información sobre las actividades académicas adicionales realizadas durante la estancia para que, si procede, se incorporen a tu expediente académico.
Si alguna de las becas requiere que realices trámites a tu vuelta, sigue los pasos en las fechas establecidas.
Finalmente, para que el regreso sea llevadero, sigue las recomendaciones que te permitirán adaptarte nuevamente a tus rutinas.