El Premio Diputació de Barcelona-Educaweb para Instituciones 2024 ha sido para el proyecto Orientació universal de les cohorts de quart d'ESO de Barcelona, un programa de orientación personalizado para el alumnado de 4º de ESO.
Esta iniciativa, promovida por el Consorci d'Educació de Barcelona (CEB), permite a los centros educativos acompañar a cada estudiante en su transición hacia estudios postobligatorios a través de una aplicación tecnológica.
Mediante esta herramienta, los centros registran las recomendaciones personalizadas para su alumnado. Posteriormente, el CEB recopila los datos y analiza los resultados y la relación entre la oferta y la demanda de los estudios existentes para el alumnado.
En esta entrevista, Pol Montemayor, Marc Soriano y Alex Armadás, miembros del equipo de Datos y Sistemas partícipes en el proyecto, explican cómo es la herramienta que proporcionan a los centros para las orientaciones.
1. ¿Cómo se aseguraron de que el diseño del sistema fuera intuitivo y funcional para los centros educativos que debían usarlo?
Se trabajó con el convencimiento de que el sistema debía ser extremadamente ágil para el centro. Se trata de un número de alumnos y alumnas muy elevado y si el sistema no era claro y sencillo no funcionaría.
Después de diversas interacciones se encontraron las 4 preguntas que permitirían al centro completar una orientación del alumno en, literalmente, 4 clics. A la vez, esta breve orientación nos proporciona toda la información que necesitábamos desde el Consorci para nuestros análisis y acciones posteriores.
Aparte de una herramienta muy simple e intuitiva, cada año se realizan presentaciones online a todos los centros antes de la orientación masiva, se redactan las instrucciones de uso en la comunicación de inicio de la orientación y se comparte con ellos un tutorial donde tienen el paso a paso explicado.
También se diseñó un sistema de atención en el que los centros tienen a su abasto a su referente de los Serveis d'Orientació del Pla Jove para posibles incidencias. En caso de no poder solventarla, se escala a la Direcció d'Ensenyaments Postobligatoris que, a su vez, reporta aquellas incidencias más técnicas a la Unitat de Sistemes d'Informació i Disseny de Processos.
Esta iniciativa, promovida por el Consorci d'Educació de Barcelona (CEB), permite a los centros educativos acompañar a cada estudiante en su transición hacia estudios postobligatorios a través de una aplicación tecnológica.
Mediante esta herramienta, los centros registran las recomendaciones personalizadas para su alumnado. Posteriormente, el CEB recopila los datos y analiza los resultados y la relación entre la oferta y la demanda de los estudios existentes para el alumnado.
En esta entrevista, Pol Montemayor, Marc Soriano y Alex Armadás, miembros del equipo de Datos y Sistemas partícipes en el proyecto, explican cómo es la herramienta que proporcionan a los centros para las orientaciones.
1. ¿Cómo se aseguraron de que el diseño del sistema fuera intuitivo y funcional para los centros educativos que debían usarlo?
Se trabajó con el convencimiento de que el sistema debía ser extremadamente ágil para el centro. Se trata de un número de alumnos y alumnas muy elevado y si el sistema no era claro y sencillo no funcionaría.
Después de diversas interacciones se encontraron las 4 preguntas que permitirían al centro completar una orientación del alumno en, literalmente, 4 clics. A la vez, esta breve orientación nos proporciona toda la información que necesitábamos desde el Consorci para nuestros análisis y acciones posteriores.
Aparte de una herramienta muy simple e intuitiva, cada año se realizan presentaciones online a todos los centros antes de la orientación masiva, se redactan las instrucciones de uso en la comunicación de inicio de la orientación y se comparte con ellos un tutorial donde tienen el paso a paso explicado.
También se diseñó un sistema de atención en el que los centros tienen a su abasto a su referente de los Serveis d'Orientació del Pla Jove para posibles incidencias. En caso de no poder solventarla, se escala a la Direcció d'Ensenyaments Postobligatoris que, a su vez, reporta aquellas incidencias más técnicas a la Unitat de Sistemes d'Informació i Disseny de Processos.
"Cada año se realizan presentaciones online a todos los centros antes de la orientación masiva".
2. ¿Qué mecanismos se han implementado para recoger y procesar el feedback de los centros sobre el uso del sistema y cómo se utiliza para mejorar la herramienta?
Los Serveis d'Orientació del Pla Jove están en permanente contacto con los centros y, por tanto, con el Consorci. Cuando estos reportan una inquietud que se repite en un número de centros considerable, se valoran las posibles soluciones entre la Direcció d'Ensenyaments Postobligatoris y la Unitat de Sistemes d'Informació i Disseny de Processos. Aparte tienen abiertos todos los canales de comunicación habituales con el Consorci y en las reuniones presenciales anuales con las direcciones de centros de estudios postobligatorios también se recogen sugerencias.
De todas maneras, la mayoría de las incidencias fueron en el primer curso de implementación y tenían relación con el acceso a la herramienta.
Redirigiendo a los centros al tutorial e implementando el modelo de resolución de incidencias se solventaron en su totalidad.
En los cursos posteriores, como los centros ya estaban familiarizados con el sistema, ya que la orientación masiva no es el único proceso que lo aplica, las incidencias se han reducido muy sensiblemente.
"Los centros acceden a la herramienta mediante un código de un solo uso".
3. ¿Cómo se almacenan y procesan los datos recopilados para garantizar la privacidad y evitar posibles pérdidas o errores?
Los datos nunca salen del entorno corporativo que proporciona la Generalitat de Catalunya. Además, los datos que se comparten con el centro ya los tienen mediante otros sistemas, así que este proceso no aminora las garantías de privacidad. Aun así, los centros acceden a la herramienta mediante un código de un solo uso que pierden cada vez que cierran sesión y los datos desaparecen del entorno compartido con centros una vez acaba el periodo de orientación.
La prevención de errores intentamos que sea en origen, es decir, en el momento en que el centro realiza la orientación. Tratamos de tener una herramienta simple que impida introducir datos erróneos mediante el uso de validaciones en el formulario.
En la capa de explotación, también revisamos que los datos tengan sentido para corregir el margen de error que pueda dejar la herramienta de orientación. Si se detectan errores, los que sean inequívocos se corrigen desde el Consorci y el resto se gestionan coordinadamente con el centro implicado.
4. ¿Qué tan flexible es el sistema para incorporar cambios futuros en los formularios o en las metodologías de análisis sin afectar su funcionalidad?
Se trata de un sistema desarrollado con herramienta Low code que nos da una flexibilidad casi absoluta a la hora de cambiar los formularios o la explotación de datos. Aparte de la disponibilidad de recursos humanos para el desarrollo de evolutivos, el único límite es el de seguir manteniendo un sistema intuitivo y sencillo para los centros.
Si quieres saber más sobre este proyecto te invitamos a consultar una publicación sobre este, así como una entrevista en vídeo con Agustí Rubio, responsable de Orientación Educativa del Consorci d'Educació de Barcelona.
