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Criterios orientadores para la formulación de los planes de formación en las empresas
Artículo de opinión
La planificación de la formación en la empresa es una tarea compleja. El Acuerdo Nacional de Formación Continua exige a las empresas que éstas integren el conjunto de acciones formativas en planes de formación.
Los planes de formación requieren de una formulación previa de los distintos propósitos, principios y objetivos, contenidos en una norma de procedimiento o política, cuya finalidad consiste primordialmente en conjugar el desarrollo profesional y humano de las plantillas con los fines propios de la actividad de las empresas.
El Plan de Formación debe ser el instrumento en el que queden contenidas las diversas necesidades de formación de las empresas, de una forma ordenada y sistematizada y por el que se establecerá el orden de prioridades necesario para el correcto desarrollo profesional del personal.
A partir de mi experiencia profesional de más de 23 años ligada a la gestión de RRHH y como Director General de tres medios de comunicación especializados en RRHH: rrhhMagazine.com, AprendeRH y Postgradum.com, intentaré definir, a través de este trabajo, aquellos elementos determinantes de toda política de formación comunes a cualquier modelo de organización, al margen de su actividad, naturaleza, composición o ámbito geográfico que ocupe y que deberán tenerse en cuenta para la correcta formulación de los Planes de Formación.
I.- Principios y objetivos que debe contener la política de desarrollo humano y formación profesional en las organizaciones
En primer lugar definiremos los términos "Formación Profesional y Desarrollo Humano":
Formación es el conjunto de acciones que una Compañía, Organización o Empresa, realiza para el Desarrollo Humano y Profesional de sus empleados.
Desarrollo Humano es la mejora y aumento de los conocimientos del empleado, así como de sus actitudes y capacidades.
Principios:
- Las acciones formativas no son posibles, o son vanas e ineficaces, si no contamos de partida con la determinación previa de los valores de cada empleado y del conjunto de los mismos, habida cuenta de las necesidades actuales y previsibles de la Empresa. Para ello debemos contar como principio básico para la correcta formulación del Plan de Formación, con un instrumento imprescindible para la gestión de los RR.HH.: el Inventario de Potencial Humano, a través del cual determinaremos los valores de los empleados, partiendo de la estimación de su capacidad, formación, evolución dentro de la compañía y experiencia profesional.
- En segundo lugar la formación, entendida como conjunto de acciones dirigidas al desarrollo profesional y humano, deberá realizarse fundamentalmente en y para el trabajo.
- En tercer lugar, la formación debe ser una responsabilidad directa del mando para con su personal.
Nota: Conviene apuntar que los distintos departamentos, áreas o direcciones de Formación y Desarrollo Humano, y sus técnicos y responsables, son los encargados de facilitar la ayuda y asesoramiento técnico que los mandos necesitan para el ejercicio de su responsabilidad formadora, así como de procurar la armonía entre los planes de formación y de estos con las necesidades y objetivos de la Empresa.
Objetivos
Los objetivos que todo Plan de Formación debe apuntar, al menos en la formulación de su norma de procedimiento, son los siguientes:
- La obtención del mejor rendimiento de los empleados en su actual trabajo.
- La preparación de los empleados para su trabajo habitual y, tras las acciones de promoción y ascensos que correspondan, para otros trabajos de mayor responsabilidad y remuneración.
- A través de los anteriores objetivos, la consecución del mejor aprovechamiento del Potencial Humano de la Compañía.
Estos objetivos deben considerar siempre la rentabilidad de las acciones formativas, tanto para la empresa como para los empleados, identificando el trabajo con las necesidades de la Empresa y haciendo participar a los empleados junto con los mandos en el planteamiento de los trabajos a realizar.
II.- Análisis de situación y plan de acciones, previos a la formulación de los planes de formación
Una vez definidos los principios y objetivos generales que deberán contenerse en la política de formación y desarrollo humano en las empresas, deberán considerarse, previo a la formulación del Plan de Formación, aquellos aspectos que específicamente le son propios a cada organización en particular, y sin los cuales sería imposible iniciar la construcción del Plan de Formación; a saber:
A: Análisis de la situación de la empresa
El análisis de situación de la empresa deberá incidir en todos aquellos aspectos y circunstancias que le son propias a la actividad y cultura de la organización que se trate, observando aquellos desajustes apreciables en la gestión de la organización y que condicionan "a priori" el desarrollo de un Plan de Formación.
Estos son:
A.1.- Propios de la actividad y gestión de las empresas:
- La situación real de los productos y/ o servicios que se desarrollan en la empresa y su posible evolución.
- La incorporación de nuevas tecnologías y técnicas de gestión empresarial necesarias para su desarrollo.
- La progresiva exigencia de unos más altos estandares de productividad y calidad en los servicios.
- La situación actual y previsibles necesidades de desarrollo futuro de los RR.HH. en la empresa. ( Rotación externa de plantilla, movilidad y promoción interna, reclutamiento y selección, planificación de carreras, planes de relevo...).
A.2.- Propios de la gestión actual de las actividades de formación:
- El grado de participación y valoración que de la formación hacen las distintas áreas organizativas de la empresa y los empleados.
- La consideración de la formación como instrumento de gestión imprescindible, dirigida a la promoción interna y al desarrollo profesional y humano de la Compañía.
- La conveniencia de la implantación o desarrollo del área o departamento específicamente dedicado a formación y desarrollo humano.
B: Plan de acciones
A continuación enumeramos las acciones que de una forma ordenada debemos de seguir para la realización de los Planes de Formación:
B.1.- Formulación de la política de formación de la Compañía, explicitando los criterios y líneas de actuación generales que se recogen en este trabajo.
B.2.- Desarrollo de las normas y procedimientos internos que aseguren:
- La actualización permanente del Inventario de RRHH
- La identificación de las necesidades de formación de la compañía a medio plazo, (ligada a la de planificación de los RRHH).
- El establecimiento adecuado de las prioridades de formación de cada área en particular y de la compañía en general.
- La interrelación entre las exigencias de los puestos y los programas formativos que se desarrollen, ( formación dirigida a objetivos claros y concretos: adecuación a los puestos de trabajo o promoción ).
- La edición de la GUÍA DE FORMACIÓN, instrumento donde se recogerán catalogados las diversas actividades y programas formativos para cada una de las necesidades planteadas y los recorridos formativos de acuerdo con cada puesto de trabajo.
- La potenciación de los medios humanos y materiales del área o departamento de formación, basada en las necesidades planificadas a medio plazo.
- La coordinación entre las distintas áreas de la Compañía y la de Personal para la más eficaz y rentable gestión de la formación, (con definición expresa de las respectivas responsabilidades sobre la materia).
- La ayuda y colaboración, en su caso, de centros colaboradores externos.
- El tratamiento y remuneración, en su caso, del tiempo dedicado a las actividades formativas.
- La consideración mas adecuada de la formación en los sistemas de ascenso y promociones.
- El establecimiento y desarrollo de los correspondientes planes de carrera y sucesión del personal de alto potencial, con sus respectivos planes de formación necesaria.
- La definición de los sistemas de evaluación y control de gestión de la formación impartida que debe servir para:
1. comprobar el cumplimiento real de los planes de formación,
2. la participación de todos y cada uno de los elementos y factores que deben incidir en ella,
3. detectar las posibles desviaciones en su cumplimiento y la violación de las normas de procedimiento que la regulan.
III.- La realización del plan de necesidades formativas
La realización de un plan de necesidades formativas pasa indefectiblemente por la elaboración de una norma de procedimiento interno que permita normalizar y sistematizar el proceso operativo para la realización, propiamente dicha, de las diversas actividades formativas en la empresa.
Este proceso abarca desde la recogida de las necesidades formativas y su planificación, hasta el registro e informe de las acciones que se realicen.
Desglosamos pues este proceso operativo en las siguientes actividades:
A.- Planificación anual de la formación
Primero.- Previamente a la confección del Plan Anual, el departamento o dirección de formación facilitará a las diversas unidades organizativas de la Compañía la GUÍA DE FORMACIÓN, en la que como dijimos anteriormente, se recogerán de forma sistematizada todos aquellos cursos o programas formativos que estén en disposición de impartirse, ya sea internos en la empresa como externos fuera de ella. Es conveniente definir el coste aproximado de cada uno de ellos, para después así poder llevar a cabo un control de gastos y costes de la formación eficaz.
Nota: La formación que se imparta externa a la empresa, en centros colaboradores..., así como la que se imparte interna en la empresa pero con medios y/o instructores externos, debería previamente homologarse para estar de acuerdo con las directrices generales indicadas en la Política de Formación de la Compañía.
Segundo.- Los responsables de personal junto con los responsables del resto de áreas organizativas de la empresa y en función de los programas de promociones y ascensos, movilidad, planificación de carreras, planes de relevo..., elaborarán las propuestas de formación necesarios para cumplir con los fines fijados en la planificación estratégica de la Compañía, designando a las personas y programas formativos que deberán seguir a lo largo del período que se trate.
Tercero.- Elaboradas las propuestas, lo responsables de personal la trasladarán al departamento de Formación, junto con el presupuesto estimativo y los informes o comentarios que estimen oportunos.
Cuarto.- El departamento de formación resumirá las propuestas recibidas, las ordenará y sistematizará de acuerdo con la GUÍA de FORMACIÓN y las presentará a la Dirección para su aprobación.
Quinto.- Una vez aprobada la Planificación anual, el departamento de Formación lo remitirá a los responsables de personal y a los afectados, señalando:
- Los cursos y programas aprobados y en su caso los rechazados indicando el motivo.
- Las fechas aproximadas para la realización de los cursos.
- El presupuesto económico anual previsto para la realización de las actividades de formación.
B.- Necesidades formativas no previstas en el plan
Que duda cabe que, en el transcurso de un año pueden detectarse nuevas necesidades formativas no previstas en plan. En este caso las unidades organizativas afectadas trasladarán sus peticiones vía los responsables de personal. Estos a su vez, justificada la conveniencia, las remitirán al departamento de formación para su aprobación y en su caso ejecución.
C.- Información y registro de los resultados de formación
Los coordinadores de los cursos de formación confeccionarán a la finalización de cada curso el correspondiente informe sobre su desarrollo global y los resultados obtenidos por cada participante. Los informes por cada participante serán remitidos a personal, con el fin de ser anotados en el Inventario de Potencial Humano de cada empleado.
Respecto de los participantes en cursos de formación externos a la empresa, redactarán un informe sobre la calidad del mismo y lo remitirán al departamento de Formación, éste, a su vez, remitirá el informe con la apreciación correspondiente a personal, el cual actuará como en el caso anterior.
IV.- La guía de formación
Tal y como avanzamos con anterioridad la GUÍA DE FORMACIÓN ha de ser el instrumento que resuma las actividades más significativas que en el campo de la formación realiza una Empresa en vistas a la mejora permanente de los Recursos Humanos.
La GUÍA DE FORMACIÓN es pues una ayuda para toda la línea jerárquica, a la hora de planificar las necesidades de formación de la empresa.
En la GUÍA de FORMACIÓN deberá contenerse la oferta formativa de la cual disponga la empresa de una forma clara y detallada, para que tras su lectura pueda optarse por las acciones más adecuadas para cada colectivo o persona a formar.
De acuerdo con el savoir faire de cada empresa, la GUÍA DE FORMACIÓN se estructurará para dar respuesta a materias o programas de formación distintos, de acuerdo con su estructura organizativa en particular.
Tomando como modelo la estructuración por MATERIAS o ÁREAS DE CONOCIMIENTO, estas a la vez se dividirán en MÓDULOS FORMATIVOS, los cuales son elementos autónomos de aprendizaje, que agrupan una serie de conocimientos homogéneos de cada ÁREA.
La estructura MODULAR viene caracterizada por su flexibilidad, ya que permite configurar diferentes itinerarios formativos o programas, en función de los distintos conocimientos, experiencia profesional, aptitudes, etc., de los participantes.
A la vez, permite fijar los objetivos que con las distintas acciones formativas pretende alcanzarse para con el empleado. Es por lo tanto un sistema formativo que responde a la medida de las diferentes necesidades planteadas.
V.- La auditoria y control de gestión de los planes de formación
Junto al Plan de Formación debemos acompañar un Plan de Evaluación y Control de la Formación.
Evaluar significa medir y en Formación es imprescindible medir o establecer las cotas de satisfacción y calidad alcanzadas con el Plan de Formación.
Con este fin estableceremos distintos criterios para determinar el grado de congruencia entre lo logrado y lo pretendido, así como el sentido y propósito de los programas impartidos. Además verificaremos si la formación impartida ha convencido y satisfecho a los participantes, si se ha aprovechado convenientemente y si posteriormente éstos se implican en el desarrollo de sus puestos de trabajo.
Cuantitativamente se determinarán ratios que establezcan relaciones entre los cursos impartidos, asistentes que reciben formación, promedios de horas de formación por asistente y por empleado, etc.
Respecto del control de costes y gastos deberemos estimar los índices de utilidad que se deriven de las inversiones realizadas en formación, beneficios y ahorros que puedan obtenerse a partir de ella, etc.
En definitiva, se creará un sistema integral de evaluación de la calidad de la formación que permita conocer la eficacia y rentabilidad de la formación impartida.
VI.- Resumen final
A modo de resumen destacaría las siguientes conclusiones:
Primera.- El objetivo general de toda política de Formación y por consiguiente de los Planes de Formación llevados a cabo por las empresas, se basa en conjugar el desarrollo profesional y humano de la plantilla con los fines propios de la actividad que realice.
Segunda.- La realización de un Plan de Formación, necesita en primer lugar de la formulación y desarrollo de la política de formación y normas de procedimiento internas que la ordenen y desarrollen.
Tercera.- La formulación de la política de formación debe tener en cuenta el análisis y conocimiento profundo de la situación de la empresa, así como de los planes de acción que pretenden llevarse a cabo con ella.
Cuarta.- La realización del Plan de necesidades formativas seguirá el siguiente proceso operativo:
A.- Planificación anual de la Formación.
B.- Tratamiento de las necesidades formativas no previstas en el Plan.
C.- Desarrollo de un sistema de información y registro de los resultados de Formación.
Quinta.- La oferta formativa de una empresa para con sus empleados deberá contenerse en la GUÍA DE FORMACIÓN, resultante de la planificación de necesidades formativas de la empresa de acuerdo con los objetivos generales trazados en el Plan Estratégico y fruto del trabajo y participación de los distintos factores que la integran: Dirección, mandos y empleados.
Sexta.- Junto al Plan de Formación, se desarrollará un instrumento de control de gestión que permita evaluar la calidad de la formación impartida, determinante de la eficacia y rentabilidad de ésta.
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