Asistente personal

Descripción
Los asistentes personales (AP) proporcionan apoyo administrativo a los altos directivos. Su función principal es ayudar a los directivos hacer un mejor uso de su tiempo, por ejemplo, atendiendo a sus llamadas telefónicas y correo electrónico, la gestionando su agenda, programando citas, e investigando y resumiendo la información pertinente para la preparación de reuniones.
Actividades laborales
La función principal de un asistente personal es ayudar a un gerente o director, o a veces un equipo de gestión, a hacer un mejor uso de su tiempo, gestionar su carga de trabajo y asegurarse de que su oficina funcione sin problemas.

Los asistentes personales suelen tener un alto cargo dentro de la empresa y los sistemas de organización de la oficina, y deben delegar muchas tareas de oficina a otro personal. Por lo general, ayudan a contratar, formar y supervisar a los auxiliares administrativos, y pueden tomar la responsabilidad de su gerente en caso de su ausencia. Tienen un profundo conocimiento de su empresa y podrían estar involucrados en el proyecto de trabajo de la empresa y en la toma de decisiones.

Suelen atender las llamadas telefónicas de su jefe. Les redireccionan algunas de ellas y distribuyen otras a la persona o departamento apropiado. Solo les pasan las llamadas que el gerente debe tratar personalmente.

Los asistentes personales a menudo gestionan la agenda de su gerente, la organización de las reuniones, y priorizan y conciertan citas en su nombre. Pueden representar a su gerente en algunas reuniones. Podrían organizar itinerarios de viaje, en tren o en avión, y hacer las reservas de hotel.

Algunos asistentes personales utilizan sus habilidades de organización para organizar conferencias u otros eventos, asegurándose de que funcionen sin problemas, lo que podría implicar un trabajo de relaciones públicas, tal como la redacción de comunicados de prensa. Pueden manejar su propio presupuesto para algunas de sus responsabilidades.

Deben asegurarse de que su jefe está bien preparado para las reuniones. Pueden buscar información, por ejemplo, en revistas especializadas, departamentos gubernamentales o instituciones profesionales, y resumir dicha información de manera clara y concisa para el beneficio del gerente.

A menudo desempeñan una amplia gama de tareas de secretaría administrativa y de alto nivel, incluyendo las actas de las reuniones, el envío de correos electrónicos, la elaboración de informes y la preparación de las presentaciones. Tienen que usar su iniciativa propia en la medida de lo posible, por ejemplo, para redactar cartas sin la intervención del gestor.

En algunas empresas, deben realizar viajes a nivel local, nacional o internacional, para asistir a reuniones y conferencias con sus directivos.
Perfil profesional
Par ser asistente personal se necesita:
  • Excelentes habilidades de organización.
  • Prestar atención a los detalles.
  • Poder planificar y priorizar sus tareas.
  • Fuertes habilidades de comunicación verbal, para recibir visitantes y servir de enlace entre clientes y directivos, por ejemplo.
  • Ser flexible para hacer frente a las nuevas tareas a medida que surgen.
  • Buenas habilidades de comunicación escrita y un buen nivel de español.
  • La capacidad de analizar la información y de presentar resúmenes de forma clara y concisa.
  • Habilidades de TIC y habilidades de procesamiento de textos, con la posibilidad de utilizar correo electrónico, hojas de cálculo y software de presentación.
  • Habilidades de investigación, para ayudar a los gerentes a prepararse para las reuniones.
  • La capacidad de entender cómo funciona su organización, por ejemplo, la función de cada departamento y la relación entre diferentes departamentos o la relación de la empresa con los clientes.
  • Tacto y discreción.
  • Poder mantener la información confidencial.
  • Confianza y un buen juicio.
  • Mantener la calma bajo presión.
  • La capacidad de delegar tareas a los empleados y de supervisar al personal en ausencia del gerente.
Tener habilidades de taquigrafía o una velocidad de escritura eficiente puede ser una ventaja. Los conocimientos de idiomas también podrían ser útiles en algunos puestos.
Competencias
  • Aptitudes para delegar.
  • Aptitudes para la comunicación verbal y escrita.
  • Aptitudes para la planificación.
  • Aptitudes para la taquigrafía.
  • Aptitudes para las lenguas extranjeras.
  • Aptitudes para redactar informes.
  • Capacidad para priorizar tareas.
  • Capacidades organizativas.
  • Capaz de analizar información.
  • Capaz de mantener información confidencial.
  • Capaz de mantener la calma bajo presión.
  • Capaz de prestar atención al detalle.
  • Concierta citas.
  • Decide qué llamadas y cartas pasar al gerente.
  • Destrezas en informática.
  • Dirige la oficina.
  • Discreto.
  • Elabora informes.
  • Enfoque flexible.
  • Escribe las actas en las reuniones.
  • Habilidad para el procesamiento de textos.
  • Habilidad para escribir en inglés.
  • Habilidad para la investigación.
  • Habilidad para los negocios.
  • Lleva la agenda de citas.
  • Realiza investigación.
  • Realiza los preparativos necesarios para reservar hoteles y viajes.
  • Realiza viajes de ámbito local, nacional e internacional.
  • Resume información de forma clara y concisa.
  • Seguro.
  • Supervisa al personal de oficina y de secretaría.
  • Toma decisiones en representación del gerente.
  • Trabaja bajo un presupuesto fijo.
Estudios oficiales
A continuación se relacionan algunos de los estudios oficiales (ciclos formativos o carreras universitarias) que permiten ejercer esta profesión. Hay que tener en cuenta que dependiendo del ámbito de especialización, es posible que se tenga que complementar la formación con otros cursos más específicos del sector. La formación continua es un aspecto clave para la mejora profesional.
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