Responsable de documentación sanitaria

Los responsables de documentación sanitaria trabajan en hospitales y clínicas. Toman y registran los detalles de los pacientes, por lo general utilizando un sistema informático para mantener, localizar y actualizar los registros. Algunos responsables de documentación sanitaria pueden desempeñar funciones de recepción, admisión de pacientes y organización de transporte en ambulancia o citas adicionales.

Los departamentos de documentación sanitaria prestan servicio a pacientes, familiares, visitantes, profesionales de la salud y organismos gubernamentales.

El principal objetivo del departamento es crear, almacenar y mantener actualizado un único registro sanitario para todos los pacientes que acudan al hospital. El expediente es parte esencial de la atención al paciente y es necesario en cada asistencia.

Los responsables de documentación sanitaria proporcionan apoyo administrativo y de oficina para la atención al paciente. También se los conoce como empleados de los registros médicos. Recogen y registran los detalles de los pacientes. La mayoría de los responsables de documentación utilizan sistemas informatizados para mantener, localizar y actualizar los registros.

Actualizan la documentación cada vez que se visita a un paciente o que éste recibe tratamiento, así como cuando se producen cambios en los detalles personales. También pueden preparar registros para escanearlos e introducirlos en una base de datos del paciente.

Además de los registros informáticos, también existe un sistema de archivo manual de notas médicas, resultados de exámenes, radiografías, etc. Los responsables de documentación sanitaria guardan estos historiales y los sacan cuando un paciente debe visitarse de nuevo o si un profesional de atención sanitaria necesita revisarlas. Ponen en orden las notas del expediente y se aseguran de que dentro de la carpeta hay suficientes etiquetas impresas con el nombre del paciente, e imprimen más si es necesario.

A veces, deben localizar registros que no se encuentran en la última ubicación registrada en el sistema informático.

Suelen realizar muchas otras funciones. Por ejemplo, admiten pacientes y conciertan citas adicionales o transporte por ambulancia si es necesario. Pueden tener funciones de recepción en ambulatorios o a nivel de sala de hospital. También preparan e imprimen listas de los pacientes que se deben atender en cada consulta, registrar datos de quien se ha visitado y quien no, etc.

Asimismo, reciben cartas de referencia de los médicos de cabecera, atienden llamadas telefónicas, conciertan citas, proporcionan información (sólo a personas autorizadas) y dirigen a pacientes al departamento o clínica correspondiente. A veces han de solicitar los historiales de los pacientes a otros hospitales.

Los responsables de documentación sanitaria también mantienen registros de listas de espera, número de camas disponibles y de la rapidez con que son atendidos los pacientes.

También asignan los códigos “diagnóstico” (enfermedad) o "terapéutico" (tratamiento) a los registros hospitalarios. Cada dolencia tiene su propio código. Usando las notas de los médicos como orientación, seleccionan el código correcto a partir de listas elaboradas en el departamento de registros médicos.

Los departamentos de documentación sanitaria recogen grandes cantidades de datos. Esta información es utilizada para realizar la planificación de la atención sanitaria a nivel local, nacional e internacional.

Para ser responsable de documentación sanitaria, es preciso:

• Ser metódico, cumplidor y bien organizado.
• Ser capaz de respetar la confidencialidad de los expedientes de los pacientes.
• Ser amable, atento y discreto, y ser capaz de tranquilizar a pacientes o familiares con ansiedad.
• Ser capaz de prestar atención a los detalles, actuar con iniciativa, priorizar tareas y trabajar con plazos.
• Ser adaptable y estar dispuesto a encargarse de diferentes tareas bajo presión.
• Ser capaz de moverse por grandes hospitales, lo que puede suponer distancias largas.

Por lo general, se necesita poseer los siguientes conocimientos:

• Redacción y cálculo.
• Dominio de TIC y del teclado.
• Comunicación.
• Trabajo en equipo.

Si maneja registros manuales, ha de poder de levantarlos y sujetarlos de forma segura. A veces las funciones de recepción resultan estresantes, especialmente en los departamentos de accidentes y de urgencias. Debe ser capaz de soportar esa presión si realiza estas funciones.

• Amable.
• Archiva historiales.
• Capacidad para priorizar tareas.
• Capacidad para realizar varias tareas al mismo tiempo.
• Capacidad para trabajar en equipo.
• Capaz de levantar y cargar objetos pesados.
• Capaz de mantener información confidencial.
• Capaz de prestar atención al detalle.
• Capaz de tomar la iniciativa.
• Capaz de trabajar bajo presión.
• Capaz de trabajar con vencimientos.
• Destrezas en informática.
• Elabora e imprime listados clínicos.
• Encuentra historiales manuales.
• Encuentra historiales que se habían extraviado.
• Flexible.
• Habilidad en mecanografía.
• Habilidad para escribir en inglés.
• Habilidad para los números.
• Habilidades comunicativas.
• Introduce códigos de tratamientos y enfermedades en el historial de los pacientes.
• Metódico.
• Organizado.
• Responde a preguntas.
• Responsable.
• Toma y anota detalles de los clientes.
• Trabaja en equipo.
• Trabaja en recepción.
• Tranquilizador.
• Utiliza sistemas de archivo manual para informes, resultados de tests, rayos X.
• Utiliza sistemas informáticos para archivar, encontrar y actualizar historiales.

A continuación se relacionan algunos de los estudios que permiten ejercer esta profesión. Hay que tener en cuenta que, dependiendo del ámbito de especialización, es posible que se tenga que complementar la formación con otros cursos más específicos del sector. La formación continua es un aspecto clave para la mejora profesional.

• Grado en Gestión de la Información y Contenidos Digitales
• Técnico Superior en Documentación y Administración Sanitarias